Zgodnie z art. 152 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu. Tego prawa pracownik nie może się zrzec. Jeżeli przysługujący w danym roku urlop, nie zostanie wykorzystany przez pracownika, to pracodawca winien udzielić mu tego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Firma zatrudniająca pracownika generuje przychód z tytułu wykonywania pracy przez niego w okresie, w którym pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu. W związku z tym koszty związane z zatrudnieniem tego pracownika będą poniesione do 30 września następnego roku. Zakłóca to zasadę współmierności przychodów i kosztów. Aby ta współmierność ta była zachowana, pracodawca powinien ująć koszty niewykorzystanych urlopów w tym roku, którego ten urlop dotyczył. Jednak to nie oznacza, że tworzenie rezerw na niewykorzystane urlopy jest obowiązkowe. Można od tego odstąpić, jeśli wynagrodzenia pracowników nie podlegają w ciągu roku istotnym wahaniom, np. w przypadku pracowników administracyjnych. Jednakże w przypadku pracowników produkcyjnych, których wynagrodzenie zależy od wyników pracy, rezerwa jest konieczna.
Należy podkreślić, że to kierownik firmy podejmuje decyzję o potrzebie utworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy. Przy podejmowaniu decyzji powinien kierować się istotnością kosztów z tego tytułu oraz rodzajem grupy pracowników. Jeśli wartość szacunku z tytułu niewykorzystanych urlopów przez pracowników jest istotna, tj. wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego, kierownik jednostki powinien podjąć decyzję o utworzeniu takiej rezerwy, aby zachować współmierność przychodów i kosztów.