Jednostka zobowiązana jest do tworzenia rezerwy na świadczenia pracownicze, jeżeli jednocześnie spełnione są poniższe warunki:
– obowiązek pracodawcy do wypłaty świadczeń pracowniczych wynika z prawa pracy, umów o pracę lub zakładowych układów zbiorowych pracy,
– kwoty świadczeń pracowniczych są istotne, dlatego ich nieuwzględnienie w sprawozdaniu finansowym jednostki wypaczałoby obraz sytuacji finansowej jednostki.
Jeżeli dana jednostka zobowiązana jest do wypłaty świadczeń pracowniczych, a ich kwoty są znaczne, wskazane jest, aby rezerwy na świadczenia pracownicze zostały utworzone w ciężar kosztów działalności operacyjnej.
Jednostka zobowiązana jest do utworzenia rezerwy na świadczenia pracownicze. Każdy podmiot zobligowany jest bowiem do wykazania – oprócz bieżących kosztów wynagrodzeń pracowników – zobowiązania do wypłaty w przyszłości dodatkowych kwot, a także informacji, że takie kwoty systematycznie rezerwuje.
Jednostka może jednak stosować uproszczenia, gdy tworzy rezerwy na świadczenia pracownicze, np. nie tworząc rezerwy na odprawy emerytalne, jeśli odprawy te przyznawane są zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy. Spowodowane jednorazowymi wypłatami świadczeń zniekształcenie wyniku finansowego i zobowiązań jednostki nie jest istotne.
O nieistotność rezerwy na świadczenia pracownicze możemy mówić zazwyczaj w przypadku jednostek zatrudniających kilkanaście osób, które posiadają młodych stażem pracowników i dodatkowo posiadają minimalne regulacje w kwestii wysokości wypłacanej odprawy emerytalnej (np. w wysokości 1 miesięcznego wynagrodzenia), określone przez ogólne przepisy prawa, w zakresie wysokości świadczeń pracowniczych. Należy jednak mieć na uwadze, że nawet tak mała jednostka może z czasem zwiększyć swoje zatrudnienie (przy czym zwiększy się także wiek, staż pracy obecnej kadry pracowniczej i wysokość wynagrodzenia) co może spowodować duży wzrost rezerwy pracowniczej (np. z tytułu odprawy emerytalnej) oraz wpływ na jej istotność bilansową. Dlatego bardzo ważne jest, aby raz na 2/3 lata w przypadku tak małych jednostek oszacować obecny poziom rezerwy na świadczenia pracownicze i jej istotność w profesjonalnym biurze aktuarialnym – pozwoli uniknąć to zastrzeżeń audytora badającego sprawozdanie finansowe.